Frais déductibles : tout ce qu’il faut savoir

Quels frais pouvez-vous ou ne pouvez-vous pas déduire fiscalement ? En tant qu'entrepreneur débutant ou indépendant(e), c’est parfois un peu confus. Par exemple, une chanteuse peut-elle déduire sa robe ? Et qu’en est-il des sorties au restaurant pendant le week-end ? Peut-on également effectuer trop de frais ? Dans ce blog, nous récapitulons les principaux points d’attention.

Plus de frais = moins d’impôts à payer 

Frais professionnels déductibles : l’expression parle d’elle-même. Vous pouvez déduire ce montant de votre chiffre d’affaires annuel. Le montant après déduction (votre revenu net) est votre revenu imposable. Mais que pouvez-vous déduire comme frais professionnels ? C’est une question importante. Les frais professionnels sont reconnaissables selon les trois critères suivants, qui doivent être remplis simultanément : 

• Les frais sont liés au travail
• Les frais contribuent à la croissance de votre entreprise
• Vous disposez d’un justificatif de la dépense (facture, souche TVA, reçu, note de frais, etc.)

Frais professionnels et pièges

La liste des frais déductibles est longue. Mais la frontière est parfois floue entre ce que vous pouvez et ne pouvez pas déduire. Passons en revue quelques pièges. 

Nourriture et boissons 

Un dîner avec un partenaire commercial? Si ce dîner stimule les perspectives de croissance de votre entreprise, vous pouvez déduire la souche TVA. Et si vous vous rencontrez au restaurant pendant le week-end ? En principe, vous pouvez déduire ces frais. Veillez cependant à pouvoir prouver qu’il s’agissait d’un dîner professionnel. Notez le rendez-vous dans votre agenda et indiquez également le nom et le numéro de téléphone de votre client. 

Que le dîner ait lieu pendant le week-end ou non, conservez la souche TVA ou scannez-la. Également bon à savoir : les frais de restaurant ne sont déductibles qu’à 69 %. Ils sont donc un peu moins intéressants que les autres frais. 

Technologie 

Ordinateur, GSM… si vous les utilisez à des fins professionnelles, vous pouvez les déduire. Même chose pour vos frais de téléphone et d’Internet. Vous les utilisez également à titre privé ? Par exemple, 50 % d’usage professionnel et 50 % d’usage privé. Dans ce cas, vous ne pouvez déduire que 50 % de ces frais. Jusqu’ici, c’est clair. 

Mais comment calculer le pourcentage d’utilisation d’Internet, par exemple ? À cette fin, vous devez vérifier le nombre total de GigaBytes et estimer le pourcentage que vous utilisez à des fins professionnelles. 

Frais de bureau 

Tous les frais comptabilisés pour l’aménagement d’un bureau sont en principe déductibles. Mais supposons que vous travailliez à domicile. Quels frais pouvez-vous déduire ? Un ordinateur ? Certainement ! Il en va de même pour les accessoires tels que la souris et le clavier, votre mobilier de bureau, une chaise confortable pour vos clients, des plantes, du café et du thé pour vos clients, etc. 

Vous ne pouvez évidemment pas déduire ces frais à 100 %. Le pourcentage que vous pouvez déduire est déterminé par le rapport entre votre surface de bureau et la surface totale de l’habitation. Vous pouvez également appliquer ce pourcentage à vos intérêts hypothécaires. Par contre, les loyers ne sont généralement pas déductibles. Sauf si vous louez un espace de bureau. 

Véhicules et bornes de recharge 

Depuis le 1er juillet 2023, un nouveau régime fiscal est applicable aux voitures. La déductibilité fiscale diminuera progressivement à partir de 2026 pour les voitures essence ou diesel achetées entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2025 . Elle sera ramenée à zéro en 2028. Un conseil général : achetez une voiture électrique combinée à une borne de recharge intelligente, même si la déductibilité fiscale diminue progressivement dans ce cas de figure aussi. Mieux encore, investissez dans un vélo électrique ou empruntez les transports en commun. 

Autres frais 

Voyages d’affaires, activités de marketing pour promouvoir votre entreprise, sous-traitants, formations, coaching, cotisations sociales… Ces frais sont également déductibles, pour autant qu’ils soient liés à la croissance de votre entreprise. 

Le flou règne en ce qui concerne les vêtements. Une toge d’avocat ou des chaussures de sécurité sont évidemment déductibles. Mais qu’en est-il si vous êtes un(e) musicien(ne) professionnel(le) ? Votre tenue de scène n’est pas déductible. 

Quand les frais professionnels forfaitaires sont-ils intéressants ? 

En tant qu’indépendant(e), vous pouvez également opter pour des frais forfaitaires au lieu des frais réellement exposés. Que cela signifie-t-il concrètement ? Vous déduisez un pourcentage fixe de 30 % de votre chiffre d’affaires qui ne peut excéder 5 000 euros. L’avantage ? Il n’est plus nécessaire de conserver vos souches TVA et autres justificatifs. Mais dans la pratique, cette formule est uniquement intéressante dans les cas suivants : 

• vous êtes indépendant(e) à titre complémentaire et n’avez pas beaucoup de frais. 
• vous êtes indépendant (e) et avez très peu de frais – pas plus de 30 % de vos revenus (sans compter les charges sociales et l’achat de matériel) 

Frais professionnels forfaitaires ou frais réels ? Notre conseil : suivez vos frais de près pendant la première année et comparez-les avec la formule forfaitaire. 

Conseil : déduction pour investissement 

Cette optimisation fiscale est souvent négligée. Les investissements plus importants, tels que l’achat d’un ordinateur, de meubles ou d’outils, sont partiellement amortis sur un nombre fixe d’années. Mais cette formule est également soumise à certaines conditions. La déduction pour investissement ne s’applique pas aux SRL et ne couvre pas les investissements professionnels ou non déductibles, les voitures et les coûts de production indirects. Rappelez-vous également que vous ne pouvez pas combiner cette déduction pour investissement avec, par exemple, des frais professionnels forfaitaires. 

Faites des dépenses réfléchies 

Évitez les frais inutiles. N’engagez que des frais qui favorisent la croissance de votre entreprise. Ce qui compte en définitive, c’est le chiffre d’affaires net qu’il vous reste. Si vous faites beaucoup de dépenses inutiles, alors il vous reste moins en net. 

Source